Ajouter une Note
ATTENTION
-> Libellé
-> Libellés personnalisé : vous permet de sélectionner un libellé type créé par vous ou un autre utilisateur qui a décidé de le partager. Un libellé type va entraîner la définition par défaut de la durée de la note et sa couleur. Vous pourrez modifier ces valeurs. Vous pouvez aussi directement saisir dans la zone blanche le libellé de la note. Cette option n'est affichée que si votre administrateur l'a activée.
-> Libellé : ce sera le libellsé visible sur la note. Soit le libellé provient de votre choix dans la liste des libellés personnalisés, soit vous pouvez saisir le libellé de votre choix.
-> Emplacement : zone libre de saisie, permettant de qualifier un lieu spécifique lié à cette note.
-> Détail : vous pouvez indiquer ici toutes les informations que vous jugez utiles pour cette note. En cliquant sur la flèche qui s'affiche en haut à gauche de la zone, vous disposez d'outils de mise en forme du texte saisi.
-> Date : indiquez la date du jour de cette note. Par défaut c'est celle du jour que vous avez sélectionné.
-> Note couvrant toute la journée : Cette note apparaîtra uniquement en partie supérieure de la journée concernée.
-> Horaires : heure de début et de fin de la note. Si vous avez choisi un libellé type, la durée a été mise par défaut à celle du libellé type compte tenu de l'heure de début. Si vous modifiez cette dernière l'heure de fin est ajustée automatiquement.
-> Personne concernée : cette partie permet de gérer les plannings concernés par cette note. En effet vous pouvez aussi avoir des plannings de salle, de matériel spécifique et vouloir indiquer dans une note que celle-ci occupera telle salle et tel matériel. Faites glisser avec les symboles correspondants le ou les éléments sélectionnés d'une liste à l'autre. Tous les plannings indiqués à droite auront une note créée aux conditions indiquées. Selon le profil (voir page 4) les propriétaires des plannings concernés recevront un mail d'avertissement.
-> Contact associé : permet de choisir un contact dans votre liste de contacts et de l'associer à la note en cours de création.
-> Copier dans la note : intégre les éléments du contact dans le détail de la note.
-> Couleur : la couleur est par défaut celle imputée au libellé type que vous avez sélectionné. Sinon c'est la couleur par défaut du profil courant. Vous pouvez sélectionner la couleur de votre choix dans la liste.
-> Partage : pour une note publique ses détails sont affichés pour tout utilisateur autorisé en consultation ou modification de votre planning. Pour une note privée ses détails et son libellé seront cachés. Seule la mention «Occupée» sera visible, même si la personne est autorisée en consultation ou en modification.
-> Disponibilité : la notion «Occupée» par défaut indique que vous ne serez pas libre pour la période considérée. La notion «Libre» indique que vous pourrez être disponible pour d'autres activités pour la période considérée.
-> Rappel : si vous souhaitez être averti de l'imminence d'une note, indiquez un rappel et définissez à quel moment ce rappel doit être effectué. Une fenêtre s'affichera en fonction des indications spécifiées ici. Vous devrez valider la notification pour que celle-ci ne se reproduise plus. Si vous souhaitez être aussi averti par mail, cochez la case correspondante.
-> Périodicité : défaut la note ne se reproduit pas dans le temps. La périodicité est donc définie sur «Aucune».
La périodicité d'une note
Par défaut une note ne se reproduit pas dans le temps. La périodicité est donc définie sur «Aucune».
Pour définir une noté récurente, vous disposez de quatre options de périodicité.
Mais notons toutefois un principe d'utilisation :
Si vous souhaitez créer note qui occupe lundi, mardi et vendredi et qui doit se répéter pendant 3 semaines consécutives. Il faut choisir l'option «Périodicité Hebdomadaire», cocher «Toutes les [1] semaine(s)» et cocher les trois jours concernés, à savoir Lundi, Mardi et vendredi. Si vous indiquez «Fin après [3] occurence(s)» vous obtiendrez Lundi, mardi, et vendredi de la 1ere semaine, et non 3 semaines consécutives. En effet l'occurrence se base sur les jours et non sur les semaines. Pour que le résultat soit celui que vous attendez, vous devez calculer le nombre de jours final soit : 3 jours x 3 semaines(occurences) = 9. Il faut donc indiquer «Fin après [9] occurence(s)», et vous obtiendrez bien une répétition pendant 3 semaines des 3 jours. La méthode la plus simple est, bien évidemment d'indiquer la date de fin de l'occurrence.
Périodicité quotidienne
Ce type de répétition sert à créer une note dont la répétition se fait sur plusieurs jours consécutifs, en fonction de votre planning personnel ou de celui de la personne concernée. La note sera reproduite autant de fois qu'indiqué, ou s'arrêtera à la date indiquée.
Tous les X jours : une note sera crée à chaque alternance, tous les X jours, jusqu'à la condition indiquée dans éfinir la date de fin.
Tous les jours ouvrables: une note sera créée pour 5 jours et se répétera autant de fois qu'indiqué dans éfinir la date de fin.
Fin après X occurrences : la répétition de la note se fera autant de fois que X
Fin le ...: la note se répétera autant de fois que nécessaire jusqu'à la date indiquée.
Périodicité hebdomadaire
Ce type de répétition sert à créer une note dont la répétition se fait d'une semaine sur l'autre, ou toutes les X semaines. La note sera reproduite autant de fois qu'indiqué, ou s'arrêtera à la date indiquée.
les X semaines : la note se répétera toutes les X semaines jusqu'à la condition indiquée dans éfinir la date de fin.
Cases à cocher : jours de la semaine dans le(s)quel(s) la note sera créée.
Fin après X occurrences : la répétition de la note se fera autant de fois que X
Fin le ...: la note se répétera autant de fois que nécessaire jusqu'à la date indiquée.
Periodicite mensuelle
Ce type de répétition sert à créer une note dont la répétition se fait d'un mois sur l'autre, ou tous les X mois, à date fixe ou en fonction du numéro du jour du mois. La note aura autant d'occurrence qu'indiqué, ou s'arrêtera à la date indiquée.
Tous les X mois : la note se répétera tous les x mois
Le X de chaque mois : génère une répétition à date fixe
Le Xième jour : génère une répétition sur un jour particulier
Fin après X occurrences : la répétition de la note se fera autant de fois que X
Fin le ... : la note se répétera autant de fois que nécessaire jusqu'à la date indiquée.
Périodicité annuelle
Ce dernier type de répétition sert à créer une note dont la répétition se fait d'une année sur l'autre, ou toutes les X années. La note sera reproduite autant de fois qu'indiqué, ou s'arrêtera à la date indiquée.
Tous les X du mois : la note se répétera toutes les x années
Le Xième jour du mois : génère une répétition sur un jour particulier du mois spécifié
Fin après X occurrences : la répétition de la note se fera autant de fois que X
Fin le ... : la note se répétera autant de fois que nécessaire jusqu'à la date indiquée.
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